“タブレット端末利用の非保持化サービスと比べ作業時間を70%短縮できたことで、決済業務にストレスがなくなりました”

カタリバは、「どんな環境に生まれ育っても、未来をつくりだす力を育める社会」を目指し、2001年に設立した教育NPOです。主に中高校生を対象とし、被災や貧困など困難を抱える子どもたちを支援しています。子どもたちが通う「放課後学校」を運営し、学習の機会や温かい食事を通して、安心できる居場所を届けています。

カタリバの運営資金は、自治体の委託事業費と学校からいただく事業費、および法人や個人の方からのご寄付で成り立っています。個人の方からの寄付の決済方法の一つとして、リンクのカード情報非保持化サービス「Pay TG」を利用しています。

個人の方からのご寄付は、基本はインターネット上のWebフォームから決済のお手続きをいただいています。しかし、ご高齢の方も多く、インターネットが使えない方やパソコンにクレジットカード番号を入力することに不安感を持たれる方がいらっしゃいます。そのような方にはお申込用紙を送付し、用紙にご記入いただいたクレジットカード情報を弊団体にて代理入力する作業が発生します。クレジットカード情報の入力には、2018年6月に施行となった「改正割賦販売法」に対応した、クレジットカード情報の非保持化またはPCI DSSの準拠が必要です。カード情報非保持化のため、弊団体ではカード情報の入力にPay TGを利用しています。

非保持化対応が始まる前は、自社用のクレジットカード登録Webフォームを作り、運用していました。その後、非保持化対応が必要な状況となり、2018年3月にネットで非保持化対応ツールの調査を行いました。手軽に導入・運用ができ、費用があまりかからないという点で選定しました。並行して、当法人が利用している決済代行サービス会社から、タブレット端末を利用した非保持化サービスの紹介を受け、信頼感とコストの安さから導入を決定しました。

しかしタブレット端末を利用してみると、これまでパソコンで行っていた決済処理と比較して数倍もの時間がかかりました。また、1回目の決済はエラーでも、2回目の決済は通るといった再現性がないエラーが発生したこともあり、ツール自体に不安を覚えました。作業時間が増加したことに加え、代理で入力する件数も増えてきたため、他の業務にも支障が出るようになりました。

2018年7月にタブレットの利用を開始したのですが、年末の繁忙期に決済作業の工数が大幅に増加したこともあり、2019年初めに他の非保持化サービスへ乗り換える検討を開始しました。

再選定の際は、リンク以外にも数社を比較しました。Pay TGのような端末提供の会社や、独自システム構築、業務アウトソーシングといった会社も比較検討しました。検討の中で、コスト面で一番優れていました。また、既存の業務フローを大きく変更せずに導入できる点でも大変魅力的でした。またPay TGのデモも拝見し、使い勝手がよいことも確認できました。

リーズナブルな費用と業務フローの再設計が不要、使い勝手がよいという理由から、2019年3月にPay TGの導入を決定し、4月から利用開始しました。

タブレット利用時と比較して、作業時間の70%短縮を実現しました。タブレットでは原因不明のエラーが出るなど、作業時間を見積れない課題がありました。Pay TGでは、今日は3時間でやろうといったように、作業見積が立てられるようになり、チーム内の時間調整もスムーズになりました。

機能面では、業務で使用しているパソコンの画面でPay TGとリンクさせ、登録できる点が非常に便利です。業務で管理している顧客管理システムの番号と決済代行会社に登録する番号が共通のため、コピー&ペーストで登録できます。タブレットの場合は数字16桁を毎回入力する必要があり、入力間違いなどのミスも発生していましたが、Pay TGに変更したことでミスも減らすことができました。
入力作業は2名で行っていますが、パソコン画面とリンクできるため、確認もスムーズに行なえています。また決済エラーが発生した際、エラー番号も確認しやすく、リカバリ対応も行いやすくなりました。

サポート面についても、タブレット利用の際は、サポートがなかったため、利用開始まで試行錯誤しながら進めました。しかしPay TGは、サポートがスピーディーかつ手厚い点と、マニュアルやサポートサイトがわかりやすいこともあり、機械に不慣れでも計画通りに導入を進めることができました。2019年4月初旬にPay TGが納品され、4月末には実際に利用を開始することができました。

Pay TGは使いやすく、おかげさまで決済業務もスムーズに行えています。今後、決済業務の改善も検討しているので、随時リンクに相談しながら進めていきたいと考えています。
取材日：2019年8月 所属、業務内容、写真、インタビュー内容は取材当時のものです。